Ledarskapscoachen: Därför ska du göra en ”att INTE göra”-lista
"Vi lever in en värld där vi till mångt och mycket förväntas vara tillgängliga hela tiden och där distraktionerna blir fler och fler. För att hinna med alla uppgifter är det många som multitaskar, och tiden då vi tillåts att fokusera på en samma uppgift blir kortare och inträffar i regel mer sällan.
För att hålla ordning på detta har vi fått lära oss att bli effektiva genom att konstruera ”to dos” eller ”att göra”-listor. Något Fredrik Malmsten, psykolog och ledarskapscoach vid Sandahls, menar på är bra i grunden – men som i längden kan bli förrädiskt.
Se också – Fredrik Malmsten: Så påverkas vi fysiska återgången till jobbet.
Riskerna med en ”att göra”-lista
Problemet med en klassisk "to do"-lista enligt Fredrik är att den tenderar att få oss prioritera fel uppgifter. Han menar att man måste förstå att bakom varje uppgift man tar sig an finns en uppgift man hade kunnat göra i stället. Det är därför viktigt att man har klart för sig själv vad som är viktigast i sitt liv eller sin verksamhet.
– Mindre viktiga uppgifter, eller uppgifter som inte tar oss mot våra mål, tenderar att hamna på en ”att göra”-lista, eftersom vi annars hade prioriterat dem direkt. Detta lämnar oss med en känsla av att vi är mer produktiva, fastän vi egentligen kanske sett till våra mål inte varit särskilt effektiva alls, säger Fredrik.
Något som går att förklara med vår hjärnas belöningssystem.
– Vår hjärna tycker om att få bocka av den på listan, hur trivial uppgiften än må vara.
Prioritera rätt med en ”att sluta göra”-lista
För att ta reda på vad som bör finnas på en ”sluta göra”-lista, rekommenderar Fredrik att man börjar med att gå igenom sina mål och utefter dessa konkretiserar för sig själv vilka som är de 3–5 absolut viktigaste uppgifterna man har under dagen och veckan.
– Och det skall vara uppgifter som om de inte genomförs så kommer hela verksamheten att rasa mer eller mindre!
Sedan gör man samma sak åt andra hållet.
– Lista de fem uppgifter som tar mest tid men som inte leder till resultat. På arbetet kan det exempelvis vara att ”jag är inbokad på återkommande möten där det inte är tydligt varför jag skall vara med, och där det är otydligt vad syftet med mötet är.” Skriv upp de här situationerna!
Mejlinkorgen är någon annans ”att göra”-lista
– En annan vanlig tidstjuv är mejlkorgen, och problemet med den är att mejl är lätta att svara på och hjärnan får en kick varje gång vi gör det. Vi känner oss produktiva – men egentligen så jobbar vi ju på någon annans ”att göra”-lista när vi svarar på dennes förfrågan. Vi behöver ta kontroll och bestämma när man ska läsa mejlen och vilka mejl man ska och inte ska svara på.
Fredrik menar att om vi springer vi på allt vi får i mejlinkorgen, eller förfrågningar vi får från annat håll, så är risken stor att vi prioriterar bort viktiga delar av vårt arbete – eller våra liv i allmänhet.
Vi behöver därför förtydliga för oss själva vad som måste besvaras av just en själv, och vad som med fördel kan delegeras till en kollega eller helt struntas i. En taktik som är relevant för samtliga uppgifter – och delar av livet.
Metoden lika relevant för privatlivet
Vi kan med fördel använda oss utav ”att inte göra”-listor även privat, förklarar Fredrik. Genom att förtydliga vad som är viktigt för oss privat så kan vi se vad vi gör som kanske inte bidrar till att vi lever vårt bästa liv.
– På ”att inte göra” kan man skriva upp exempelvis slösurfande, tv-tittande eller att plocka för mycket efter barnen – det kan man ju faktiskt delegera till dem själva! På det sättet skapar man tid till annat som är viktigt i livet, som exempelvis träning eller relationen med sin partner eller andra.
Fredrik fortsätter:
– Så genom att göra en ”att inte göra”-lista kommer vi att skapa utrymme för det som är viktigt på riktigt i vårt arbete och i våra liv. Vi kommer dessutom att bli mer hållbara och må bättre på sikt och kanske till och med hitta det som är meningsfullt i våra liv.